Tobias Haas
Carla Märkl
In diesem Blogbeitrag geben wir dir praktische Tipps an die Hand, die dir bei der Erstellung oder Überarbeitung deines Dashboards helfen. Am Beispiel eines Dashboards der Firma Prym zeigen wir dir, wie einfach du ein Dashboard technisch und optisch überarbeitest und verbesserst. Das ursprüngliche Dashboard war 4 Jahre lang in der Kleinmengenkommissionierung bei Prym im Einsatz. Als zwei weitere Lagerbereiche hinzukommen sollten, bot das einen guten Zeitpunkt, das Dashboard noch einmal im Detail zu betrachten. Was uns dabei aufgefallen ist und wie wir das Dashboard verbessert haben, erfährst du in diesem Blogpost.
Das Familienunternehmen Prym wurde bereits im Jahr 1530 gegründet und ist damit das älteste industrielle Unternehmen in Deutschland. Prym ist Weltmarktführer für Zubehör für die Bekleidungsindustrie. Zum Portfolio gehören u.a. Nähartikel, Handarbeitsartikel und Knopfverschlusssysteme. Wenn du mehr über Prym wissen möchtest, wirst du unter www.prym.de fündig. Legen wir nun mit der Überarbeitung des Dashboards los. Den direkten Vorher–/Nachher-Vergleich siehst du hier:
das ist beim dashboard von Prym passiert:
Im Video zeigen wir dir, wie genau das Kommissionierungs-Dashboard bei Prym sowohl technisch als auch optisch überarbeitet wurde.
zusammenfassung der optischen anpassungen:
Bei der visuellen Überarbeitung des Dashboards sind uns ein paar Kleinigkeiten direkt ins Auge gesprungen, die wir dir hier als praktische Tipps für dein nächstes Dashboard-Projekt zusammenfassen:
1. Die Farben Rot und Grün.
Beim alten Dashboard wurden für die Balken, die den Fortschritt der einzelnen Lagerbereiche anzeigen, die Farben Rot und Grün gewählt. Das ist problematisch, da Menschen mit einer Rot-Grün-Schwäche die unterschiedliche Einfärbung so nicht erkennen können.
Außerdem deutet die Farbe Rot nach westlicher Farbassoziation darauf hin, dass etwas nicht in Ordnung ist. Da die Balken bei Schichtbeginn noch vollständig Rot eingefärbt sind, entsteht der Eindruck, dass ein Problem vorliegt. Rot sollte nur dann verwendet werden, wenn es eine Warnung impliziert.
2. Die Hierarchie auf dem Dashboard.
Nicht alle Kennzahlen und Informationen auf deinem Dashboard sind gleich relevant für den Betrachter oder die Betrachterin, daher sollten sie durch verschiedene Schriftgrößen oder Farbigkeit in ihrer Wichtigkeit gekennzeichnet werden.
Im Beispiel von Prym waren zunächst alle Informationen in gleicher Gewichtung dargestellt, obwohl beispielsweise die Überschrift oder der Posten „Offene Ta-Pos gesamt“ nur wenig Mehrwert für die Zielgruppe bietet.
3. Die Anordnung der Balken des Soll-/Ist Vergleichs.
Um den Unterschied im Fortschritt der einzelnen Lagerbereiche auf einen Blick erkennen zu können, ist es sinnvoll, die Balken parallel übereinander anzuordnen. Bei einer horizontalen Anordnung müssten die unterschiedlichen Ist-Zustände sehr groß sein, um vom Auge erkannt zu werden.
4. Die Verwendung von Abkürzungen.
Im Fall des Prym-Dashboards waren die verwendeten Abkürzungen im Unternehmen bekannt, aber es kann sinnvoll sein, die Begriffe auszuschreiben oder durch Icons zu ersetzen, denn so können neue Mitarbeiter die Informationen auf dem Dashboard sofort verstehen.
5. Verwendung eines Rasters für die Anordnung der Inhalte.
Um optisch etwas mehr Ruhe auf dem Dashboard zu schaffen, hilft es, die einzelnen Elemente an einem Raster auszurichten. Im Prym-Dashboard waren z. B. die „Offenen TA-POs“ etwas zu weit links und auch die Abstände zwischen den Elementen waren nicht einheitlich.
so verbesserst du jedes dashboard in nur 5 schritten:
Bevor du mit der Überarbeitung deines bestehenden Dashboards oder der Gestaltung eines neuen Dashboards loslegst, solltest du zunächst ein paar grundlegende Fragen klären. Die Antworten darauf helfen dir dabei, am Ende ein stimmiges und zielführendes Dashboard zu erstellen.
- Für wen ist das Dashboard gedacht? Wer ist die Zielgruppe?
Das Dashboard der Prym Group zum Beispiel betrifft ca. 40 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der Logistik, die zwischen den verschiedenen Lagerbereichen hin- und herwechseln und mehrmals am Tag auf das Dashboard schauen.
Da die Umgebung, nämlich das Kleinteilelager in der Kommissionierung, eher hektisch ist und die Belegschaft im Lager wenig Zeit hat, sich mit Details zu beschäftigen, sollten unnötige Elemente vermieden werden.
Um kurze Reaktionszeiten zu ermöglichen, ist es außerdem wichtig, das Dashboard übersichtlich zu gestalten und auf unwesentliche Informationen zu verzichten.
- Was ist das Ziel des Dashboards?
In diesem Fall soll das Dashboard eine gezielte und kurzfristige Verteilung des Personals ermöglichen. Mit Hilfe des Dashboards sollte schnell erkennbar sein, wo die verschiedenen Lagerbereiche in Bezug auf das Tagessoll stehen, damit sich die Teams je nach Auslastung selbstständig verteilen können und alle Bereiche ihr Soll rechtzeitig erfüllen.
- Was sind die wichtigsten Kennzahlen? Welche Info ist wirklich wichtig?
Für Prym war es wichtig, dass diejenigen, die das Dashboard betrachten, schnell erkennen, wie viele Lagereinheiten (LEH) bereits abgearbeitet sind und wie viele noch bearbeitet werden müssen. Gerade im direkten Vergleich sollte der unterschiedliche Fortschritt der Lagerbereiche schnell ersichtlich sein und wurde daher prozentual dargestellt.
- In welchem Abstand und bei welchen Lichtverhältnissen wird dein Dashboard hängen?
In diesem Fall sollte berücksichtigt werden, dass Betrachter des Dashboards die Inhalte aus bis zu 10 Metern Entfernung und in bis zu 2 Metern Höhe erkennen können müssen.
Bevor du mit der Umsetzung deiner Ideen für das Dashboard beginnst, solltest du dir zunächst die wichtigsten Kennzahlen und Informationen, die das fertige Dashboard enthalten soll, notieren. Skizziere dann auf einem Blatt Papier, wo genau du welches Element platzieren willst. Nutze diese Skizze, um Feedback von der Zielgruppe des Dashboards einzuholen. Du wirst schnell sehen, ob die Anordnung für deine Zwecke sinnvoll ist. So kannst du auch herausfinden, ob alle notwendigen Kennzahlen aufgenommen wurden oder ob evtl. sogar etwas gekürzt werden kann.
Überlege dir in diesem Schritt auch, wie du an die Daten kommst, die du für dein Projekt benötigst. Wie setzen sich deine Kennzahlen zusammen? In welchen Vorsystemen sind die Informationen gespeichert? Verfügst du über die notwendigen Berechtigungen, um darauf zuzugreifen?
Binde die Kollegen und Kolleginnen, die in das Projekt involviert sind, so früh wie möglich in den Prozess ein. Das sind meist die IT-Abteilung und die Administratoren. Gemeinsam mit allen Beteiligten lassen sich so frühzeitig Lösungen für eventuell auftretende Probleme finden.
Um das Dashboard möglichst effektiv zu gestalten und um unnötige Serverlast zu vermeiden, sollten nur die Daten abgefragt werden, die wirklich benötigt werden. In unserem Beispiel bedeutet das, dass im bereitgestellten SAP-System nur die Spalten abgefragt werden sollten, die für das Dashboard relevante Informationen enthalten.
Darüber hinaus empfehlen wir, alle Fachbegriffe für Funktionen, Variablen, Datenquellen oder Dataflows in englischer Sprache anzulegen, da sich das in der IT-Welt etabliert hat. Früher oder später könnte nämlich eine Person mit der Bearbeitung des Dashboards in Berührung kommen, die Probleme mit alternativen Begriffen, z. B. in deutscher Sprache, hat.
Natürlich ist auch das Aussehen des fertigen Dashboards wichtig, denn nur mit einem vernünftigen Design werden die notwendigen Informationen übersichtlich und prägnant dargestellt. Achte also darauf, wo beispielsweise Diagramme sinnvoll sein könnten, welche Elemente in welcher Größe dargestellt werden sollten oder welche Informationen der Übersichtlichkeit halber weggelassen werden können. Alles, was du zum Thema Dashboard Design wissen musst, haben wir dir in unserem Blogpost über Dashboard Design Grundlagen zusammengefasst.
Setze nicht sofort ein Häkchen dahinter, wenn das Dashboard an seinem Bestimmungsort angekommen ist. Jetzt ist es nämlich an der Zeit, das Dashboard auf Herz und Nieren zu prüfen. Bitte also um Feedback, um zu bestätigen, dass das Dashboard seine Aufgabe effektiv erfüllt und von den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen angenommen wird. Suche das Gespräch, stelle Fragen und sei offen für Verbesserungsvorschläge, dann wird dein Dashboard mit Sicherheit zum Erfolg!
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Mit diesen Tricks und Tipps rückst du deine Kennzahlen ins richtige Licht!
